Erfaringer fra pilotkurset Klarspråkledelse
Det blåser en klarspråkvind over landet. Kommuner og fylkeskommuner, direktorater og departementer jobber hardt for å skrive mer forståelige tekster og snakke bedre med medborgerne sine. Men mange klarspråkprosjekter får ikke den effekten man håper på. De blir møtt med motstand og renner ut i sanden. Hva er det som skjer?
I mai 2021 testet jeg ut et kurs klarspråkledelse. Min hypotese var at mange av dere som har ansvar for klarspråkarbeid i Norge opplever at det å skrive mer klarspråklig ikke er så vanskelig i seg selv. Noe av det mest utfordrende, er det å få resten av organisasjonen med seg. Dette er noe av det vi hadde gode diskusjoner om.
1. Klarspråkprosjektet mangler god prosjektstyring
Alle kan lære å skrive i et klart språk. Det er ikke det samme som at folk faktisk gjør det. For mange kan det rett og slett føles feil i begynnelsen. Måten vi skriver på sitter dypt i vår faglige og profesjonelle identitet. Det å begynne å skrive på en ny måte, kan være en ganske traumatisk endringsprosess.
Deltakerne mine kjente seg igjen i at det å lede klarspråkprosjekter krever mer enn klarspråkkompetanse. Jeg la opp kurset slik at klarspråk og klarspråkarbeid var tema, men at prosjektledelse var verktøyet. Vi jobba med å
- forstå folks reaksjon på å skulle endre måten de skriver på
- stake ut retningen for klarspråkprosjektet
- formulere mål og delmål og
- måle effekten av arbeidet
Flere av deltakerne ga uttrykk for en lettelse i møte med prosjektstyringsverktøy, og et ønske om å ha fått disse verktøyene før. De fleste av deltakerne mine var jo ikke i oppstarten av prosjekter, men midt i dem.
I tillegg til disse faglige innsiktene, lærte jeg noe viktig om deltakerne mine: De ville snakke om gjennomføringen av klarspråkprosjekter. Selv på den korte tiden vi hadde (to timer per samling) fikk vi dykket ganske dypt i en del problemstillinger som ikke så ofte er tema når vi snakker om klarspråk. Det var fruktbart både for meg og for deltakerne.
2. Du måler ikke nok
Historisk har det vært for lite måling av effektene av klarspråkarbeid. Det er det nok to hovedgrunner til. Den ene er at mange er usikre på hva de skal måle. Det andre er at mange klarspråkprosjekter har begrensa økonomi, og kanskje må velge mellom kurs og målinger.
Problemet med for lite måling, er at vi ikke får dokumentert effekten av prosjektene. Når vi ikke får dokumentert effektene, blir folk demotivert og prioriterer å bruke tida si og ressursene sine på andre ting. Når vi ikke måler, er det altså sannsynlig at vi får mindre effekt av det vi gjør, enn dersom vi hadde målt.
Det trenger ikke være så vanskelig å måle. Det viktigste er å huske på at vi måler endring. Det betyr at vi både må måle før vi gjør noe, og etterpå.
Vi kan måle endring i atferd og endring i oppfatninger, eller en kombinasjon. Her er det rom for kreativitet. Vi kan for eksempel måle om endringene våre påvirker hvor mange som ringer, eller om de endrer hvor lang tid folk bruker på en oppgave. Vi kan måle om ansatte samarbeider og snakker mer om tekst, og om de endrer oppfatning om klarspråk. Vi kan måle om for eksempel kommunens innbyggere selv mener at de forstår tekstene bedre, eller om flere innbyggere for eksempel uttaler seg i viktige høringssaker.
3. Du satser ikke stort nok
I kurset skilte vi mellom kompetanseprosjekter, leveranseprosjekter og tjenesteprosjekter.
Kompetanseprosjekter handler om å øke de ansattes klarspråkkompetanse. I disse prosjektene er det vanlig å tilby kurs og jobbe med språkprofiler.
Leveranseprosjekter handler om å levere tekst. I disse prosjektene er det vanlig å jobbe med for eksempel brevmaler eller informasjonstekster på nett. En arbeidsmetode som blir vanligere og vanligere er skriveverksteder, der fagfolk fra ulike fagområder samarbeider om å skrive best mulig tekster.
Tjenesteprosjektene er de prosjektene der man går inn i en hel tjeneste og jobber for å gjøre denne bedre. Disse er ofte et samarbeid mellom avdelingen, de som jobber med digitalisering og de som har ansvar for å jobbe med språket. Dette er nok en sjeldnere variant. De er kostbare og tidkrevende, men samtidig er de meningsfulle for de involverte og kan ha kjempeeffekt. Skatteetaten.no jobber på denne måten.
4. Du har ikke involvert alle som blir berørt
Alle som blir berørt av klarspråkprosjektet, må på en eller annen måte involveres og motiveres. Hvis målet er at alle ansatte i kommunen skal skrive mer klarspråklig, betyr det at alle ansatte må oppleve at arbeidet er meningsfullt og gjennomførbart.
Det er viktig å huske på at språk ikke bare er semantikk. Språket er formet av hva vi gjør, og når vi endrer språket, kan det hende vi må endre måten vi gjør ting på. En ganske enkel endring av en hjelpetekst i et skjema, kan påvirke hvordan disse tekstene må kodes.
Mitt yndlingseksempel på dette kommer fra Nav. Når Nav forfatter brev om arbeidsavklaringspenger, krysser de av for hvilke juridiske vilkår som er aktuelle. Tekstene som beskriver disse vilkårene, skal være gyldige på tvers av en rekke ulike vedtak innenfor en rekke ulike områder. Hvis de som jobbet med klarspråk i Nav ville gjøre disse tekstene mer konkrete og presise, måtte de endret måten Nav generer brev på. Plutselig blir ikke klarspråkarbeidet bare en omskrivingsjobb, det blir en teknologisk systemendring.
Kort fortalt: et effektivt klarspråkprosjekt krever gode allianser mellom avdelinger og fagmiljøer, og ikke så lite overbevisning.
5. It’s the culture, stupid
Et av temaene vi snakket mye om i kurset, var forskjellen mellom en klarspråkkultur og et klarspråkprosjekt. Et klarspråkprosjekt er en tidsbestemt innsats mot et definert mål. En klarspråkkultur har du først når alle har et mål om å skrive klart i alle tekster de skriver.
En sterk klarspråkkultur gir mange gratis tekster i et klart språk! Tenk deg at alle jobbet for å skrive forståelig hver eneste gang. Tenk deg at alle tjenester og teknologiske løsninger ble valgt med utgangspunkt i at de også skulle være forståelige for folk. Stavanger kommune har klart nettopp det. Ta en titt på hjemmesidene og Facebooksidene til Stavanger kommune, og la deg inspirere.
Det er ikke noen motsetning mellom klarspråkprosjekter og klarspråkkultur. Strengt tatt burde de gå hånd i hånd. Det som er sikkert, er at klarspråkprosjekter som ikke er forankret i en klarspråkkultur, har begrenset effekt.
