Vi kan ikke bare knipse med fingrene
Husker du forrige gang du skifta jobb? I begynnelsen var alt nytt. Plutselig blir man usikker på alt man egentlig trodde man kunne. Vi tør ikke engang sende en e-post før vi har dobbeltsjekka hvordan de nye kollegene våre pleier å gjøre det. Hva skriver de i emnefeltet? Åpner de med «Hei»? Skriver de kort og konsist eller langt og utfyllende? Hvordan avslutter de? Hvor fort svarer de?
Når vi har skrevet en del e-poster, går det fortere. Etter hvert tenker vi ikke over alle de små valgene vi tar. Vi føler hva som passer seg, og hva som ikke passer seg.
Dette er viktig når vi skal jobbe med klarspråk. Det er dessverre ikke sånn at det bare er å fortelle folk hvordan de skal skrive, også gjør de det. Måten vi skriver på er noe vi har tilegna oss over tid. Vi bruker ukesvis, månedsvis og årevis på å bli fortrolige i en skriftkultur.
Jo mer fortrolige vi er i en skriftkultur, jo vanskeligere er det å endre måten vi kommuniserer på. Vi har blitt vant til én måte å kommunisere på, og alt annet føles feil. Det betyr, kort fortalt, at det ikke holder å vedta en ny måte å skrive på og lære folk denne måten.
Klarspråkarbeid er dyptgripende endringsarbeid som påvirker alle de som på en eller annen måte kommuniserer på jobb.
Slik lykkes du
Det er etter hvert mange som har jobba med klart språk i Norge. Noen av prosjektene har satt dype spor og hatt god effekt, men en del har også stagnert og blitt glemt. Hva er det som kjennetegner de vellykka klarspråkprosjektene?
Kort fortalt handler det om at de ikke har begrensa seg til å tilby klarspråkkurs og lage språkprofiler. De har hatt mer helhetlige prosjekter over lengre tid. Prosjektene trenger absolutt ikke å være så store, men de må gjennomføres på en måte som skaper reelle endringer. Dette er det viktigste du må sørge for:
1. Sett motiverende og målbare mål
Det å sette mål for prosjektet, har to store fordeler. For det første gir det alle som deltar en forståelse for hvorfor de skal bruke tida sin på klarspråk. For det andre blir vi motivert av å se effekt av det vi gjør.
Sørg for at målene du setter oppleves som viktige for deltakerne. Du kan for eksempel måle endring i antall henvendelser, i antall klager, hvilke spørsmål dere får eller i antall høringssvar.
2. Vær realistisk
Hvis vi gang på gang ikke når måla våre, blir vi lett demotivert. Derfor er det viktig at ambisjonene for prosjektet står i stil med ressursene dere har.
Hvis dere har tenkt at en person skal bruke 20% av sin stilling på å være en språkressurs, holder det kanskje å ha et mål om at denne ressursen er kjent i organisasjon og blir brukt.
Dersom dere har en tverrfaglig prosjektgruppe med et definert budsjett og mandat til å gjøre reelle endringer, er det kanskje rom for å sette mer hårete mål.
3. Involver de riktige folka
Det er mange hensyn å ta når offentlig sektor kommuniserer. Tekstene er ofte prega av juridiske og politiske hensyn, men også av tekniske løsninger, måten man jobber på og den generelle arbeidsbyrden.
En god del klarspråkprosjekter grunnstøter når de som blir berørt ikke blir involvert. Noen ganger viser det seg at tekstarbeidet som er gjort ikke er juridisk holdbart. Andre ganger viser det seg at det ikke er gjennomførbart i de digitale løsningene som finnes.
Snakk med folk på forhånd. Spør juristene hva de trenger at teksten inneholder. Spør hva som er mulig å få til i de eksisterende it-systemene. Vær nysgjerrig på hva som er nødvendig, hva som er mulig og hva folk ønsker seg.
4. Anerkjenn utfordringene
Det er vanskelig å skrive enkelt, og det er vanskelig å endre måten vi skriver på. Det å begynne å skrive klarere, innebærer at man i en periode føler seg mindre effektiv og kjenner på mindre mestring.
At det er vanskelig å endre måten man skriver på, betyr ikke at det er umulig. Det betyr bare at man trenger støtte og motivasjon underveis. Folk trenger å føle at det er rom for å kløne i begynnelsen, at bekymringene deres blir tatt på alvor og at de får svar på spørsmålene sine.
5. Ikke sett en sluttdato
Klarspråk er et evighetsprosjekt. En klarspråklig offentlig sektor innebærer at alle de tekstene som skrives hver eneste dag må skrives på et klart språk. Sånn sett kan vi tenke oss at klarspråkprosjekter bare er et verktøy for å sikre noe større – nemlig en kultur for å kommunisere klart.
Misforstå meg rett. Prosjektene er en viktig del av klarspråkarbeid, og hvert enkelt prosjekt trenger en tidsramme. For å ha reell og langvarig effekt bør de imidlertid knyttes til noe større og mer langvarig – til en ambisjon om at klarspråk skal være en selvfølgelig del av måten offentlig sektor jobber på.
Lykke til!
Jeg håper og tror at klarspråkarbeidet i Norge får ekstra fart av den nye klarspråkparagrafen, og jeg gleder meg til å se resultatene av det. Lykke til alle sammen!
